25 maggio 2018, e successivo aggiornamento 14 giugno 2019
Rochester Italia S.r.L. (di seguito anche “la Società”) attribuisce la massima importanza alla gestione della privacy e al diritto ad un corretto trattamento dei dati personali delle persone che per varie ragioni entrano in contatto con la Società. Con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo 2016/679 (di seguito anche “GDPR”), Rochester Italia S.r.L. ha provveduto ad aggiornare le proprie policy interne, le procedure e l’informativa per le persone fisiche circa il trattamento dei propri dati personali.
La presente informativa viene dunque fornita ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR e redatta anche in ossequio ai principi di intelligibilità, semplicità e trasparenza con il metodo delle “domande e risposte”.
Perché ho ricevuto questa informativa?
Rochester Italia S.r.L. è una società autorizzata dal Ministero del Lavoro per l’esercizio delle attività di Executive Search e Management Assessment (Selezione del personale e progetti di valutazione del potenziale professionale): nell’ambito della propria attività professionale, la Società può dunque entrare in contatto con i dati personali di persone fisiche. Potremmo avere quindi raccolto i Suoi dati: ad esempio se Lei si è candidato a una posizione da noi aperta per conto di nostri clienti, oppure se Lei è il referente di un determinato progetto presso un nostro cliente. In alternativa, potremmo anche avere raccolto i Suoi dati autonomamente, sia attraverso il nostro network professionale sia attraverso dati in qualsiasi modo pubblicati (Linkedin, social networks, siti internet, stampa specializzata, ecc.): ad esempio nel caso in cui l’avessimo contattata al fine di verificare il Suo interesse per una determinata posizione; oppure nel caso in cui avessimo svolto un’attività di market intelligence (studio/analisi di un particolare settore professionale) o mapping (mappatura del mercato lavorativo con riferimento, ad esempio, a specifiche posizioni, ruoli o dinamiche di carriera); oppure ancora qualora avessimo svolto un’attività di Management Assessment per conto di un nostro cliente (valutazione dei suoi punti di forza, delle aree di miglioramento e delle sue potenzialità); oppure, infine, nel caso avessimo necessità di contattarLa per un processo formale di referenze.
Chi è il titolare del trattamento?
Il titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali. In questo caso, il titolare del trattamento è Rochester Italia S.r.L., con sede legale in Milano, via Giuseppe Baretti 3, partita Iva 03542470962, autorizzazione permanente Executive Search MINISTERO DEL LAVORO: Aut. Min. prot. nr. RE/13/I/1442 del 24 Luglio 2007.
Quali dati personali raccogliamo e utilizziamo?
I dati personali che raccogliamo e utilizziamo sono dati personali “comuni” e possono variare a seconda del Suo rapporto con noi.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, trattiamo solitamente:
– i dati che comunemente sono contenuti in un curriculum vitae dettagliato, quali nome, cognome, genere, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, indirizzi e-mail (sia personali sia lavorativi), titoli di istruzione e qualifiche professionali, esperienze lavorative in corso e precedenti, retribuzione, hobby, attività sociali o ricreative, altri interessi;
– la corrispondenza tra Rochester Italia e Lei, solitamente in formato elettronico (per cui potrebbero dunque essere contenuti dati relativi a Sue opinioni personali o comunque ad altre informazioni che Lei ci ha liberamente fornito);
– report riguardanti i contenuti delle nostre conversazioni ed interviste, sia telefoniche sia di persona (per cui potrebbero dunque essere contenuti dati relativi a Sue opinioni personali o comunque ad altre informazioni che Lei ci ha liberamente fornito);
– tutti i feedback (cioè opinioni di vario genere) su di Lei che predisponiamo autonomamente o che ci vengono forniti da terzi, nel caso di processi formali di referenze;
– talvolta potremmo trattare i dati relativi al Suo IBAN (o altro riferimento bancario) nel caso cui si renda necessario al fine di trasmettere tali dati al cliente per farLe ottenere il rimborso di eventuali spese da Lei sostenute nel contesto della nostra attività professionale.
In linea generale, non trattiamo dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona, dati giudiziari. Qualora in futuro per qualsiasi ragione dovesse rendersi necessario il trattamento di queste categorie di dati, richiederemo un Suo apposito consenso.
Per quali finalità trattiamo i Suoi dati personali?
Trattiamo i Suoi dati personali per le finalità tipiche della nostra attività professionale e dunque:
A) per progetti di Executive Search (selezione del personale): per consentirci di valutare correttamente le Sue competenze, attitudini, potenzialità, aspettative professionali, e dunque poter proporre o meno la Sua candidatura per una determinata posizione a un potenziale datore di lavoro, sia nel caso in cui sia stato Lei a candidarsi, o comunque a contattarci spontaneamente, sia nel caso in cui fossimo stati noi a contattarLa, e per consentirci di contattarla anche in futuro per posizioni lavorative potenzialmente di suo interesse;
B) per permetterci di effettuare attività di market intelligence (studio/analisi di un particolare settore professionale) e mapping (mappatura del mercato lavorativo con riferimento, ad esempio, a specifiche posizioni, ruoli o dinamiche di carriera);
C) per progetti di Management Assessment (valutazione dei Suoi punti di forza, delle sue aree di miglioramento e delle sue potenzialità) richiestici dal Suo datore di lavoro;
D) per contattarLa al fine di chiederLe referenze su un’altra persona, nel contesto di un processo di referenze formali;
E) per inviare la newsletter di Rochester avente ad oggetto tematiche di attualità al suo indirizzo mail;
F) per ottemperare a eventuali obblighi di legge;
G) per la salvaguardia di Suoi eventuali interessi vitali o di un’altra persona fisica;
H) per l’eventuale esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri;
I) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
L) per ogni altro legittimo interesse della Società, quali – in via esemplificativa e non esaustiva – la risoluzione di problematiche inerenti la soddisfazione Sua o del cliente, la prevenzione di frodi o violazioni contrattuali, il recupero crediti stragiudiziale, ecc.
Qual è la base giuridica del trattamento dei dati?
Per le finalità che le abbiamo indicato, i presupposti di liceità del trattamento sono differenti.
– Per le finalità connesse all’attività di Executive Search (punto A), qualora sia stato Lei a contattarci per candidarsi a una posizione, la base giuridica del trattamento consiste nell’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta per quanto riguarda la ricerca in corso; per quanto riguarda invece le ricerche future viene chiesto apposito consenso all’inserimento nella nostra banca dati. Per le finalità connesse all’attività di Executive Search (punto A), nei casi in cui non sia stato Lei a contattarci per candidarsi a una posizione, la base giuridica del trattamento consiste nel perseguimento del nostro legittimo interesse per quanto riguarda i dati minimi di contatto da utilizzarsi per la fase iniziale; a tale proposito, Rochester Italia S.r.L. Le comunica di avere provveduto alla valutazione circa la prevalenza del proprio legittimo interesse rispetto ai Suoi interessi, diritti e libertà fondamentali. Per le fasi immediatamente successive, viene richiesto apposito consenso al trattamento per la ricerca in corso e per eventuali ricerche successive. In tutti i casi in cui Lei abbia prestato il consenso, Lei ha diritto di revocare il consenso già prestato in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
– Per la finalità di cui al punto B), la base giuridica del trattamento consiste nel perseguimento del nostro legittimo interesse. A tale proposito, Rochester Italia S.r.L. Le comunica di avere provveduto alla valutazione circa la prevalenza del proprio legittimo interesse rispetto ai Suoi interessi, diritti e libertà fondamentali, tenuto conto che qualora fosse necessario il consenso potrebbe di fatto essere impedita tale attività professionale. Ad ogni modo, la Società si impegna a trattare i Suoi dati nel rispetto del principio di minimizzazione, per cui essi saranno adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto a tale finalità. Le ricordiamo inoltre che Lei ha comunque diritto di presentare opposizione al trattamento ai sensi dell’art. 21 del GDPR.
– Per la finalità di cui al punto C), in linea generale la base giuridica del trattamento consiste nel perseguimento del nostro legittimo interesse tenuto conto che sussiste una regolamentazione contrattuale tra noi e il nostro cliente, il quale avrà provveduto a fornirle apposita informativa in tal senso. Nei casi in cui dovesse rendersi necessario il suo consenso per necessità particolari, glielo sottoporremo.
– Per la finalità di cui al punto D), in linea generale la base giuridica del trattamento consiste nel perseguimento del nostro legittimo interesse, tenuto conto che Lei verrà contattato solo su esplicita richiesta di un candidato il quale, per nostra policy, è tenuto a chiederLe preventivamente il consenso prima di essere da noi contattato. Nei casi in cui dovesse rendersi necessario il suo consenso per necessità particolari, glielo sottoporremo.
– Per la finalità di cui al punto E), la base giuridica del trattamento è alternativamente il legittimo interesse del titolare del trattamento o il suo consenso. Lei potrà in qualsiasi momento revocare il Suo consenso. Con riferimento al legittimo interesse si chiarisce che Rochester ha compiuto il preventivo bilanciamento del Suo interesse a ricevere una newsletter alla luce del suo rapporto o interesse in Rochester e del contenuto della newsletter.
– Per quanto riguarda le finalità di cui ai punti F, G, H, I la base giuridica del trattamento è costituita dalle norme di legge o regolamentari o da fonti collettive; per quanto riguarda la finalità L, la base giuridica del trattamento consiste nel perseguimento del nostro legittimo interesse.
Sono obbligato a fornire i miei dati?
Nel caso in cui fossimo noi a richiederLe di fornirci alcuni Suoi dati, Lei non è obbligato a fornirli, ma in conseguenza di ciò potrebbe risultare per noi più difficile, o in alcuni casi addirittura impossibile, adempiere alle finalità sopra descritte. Se Lei però non fosse disponibile a fornirci i Suoi dati o alcune informazioni richieste, questo limiterebbe la nostra capacità di poterLa considerare nell’ambito dei nostri servizi, e quindi limiterebbe potenziali opportunità per Lei.
Per quanto riguarda l’invio della newsletter di Rochester di cui alla finalità E che precede, Lei è libero di non fornire i Suoi dati e il Suo consenso nonché di chiedere di non ricevere più la newsletter utilizzando il link “Annulla iscrizione” in calce ad ogni comunicazione ricevuta. Nel caso in cui rifiuti tale tipo di trattamento potrà egualmente usufruire dei servizi di Rochester. Può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento e senza indicarne i motivi. Il modo più semplice per farlo è cliccare sul link “Annulla iscrizione”, che si trova in ogni newsletter o comunicazione ricevuta. Potrà mandare in alternativa una comunicazione al Titolare all’indirizzo privacy@rochester-executive.com
A chi vengono comunicati o trasferiti i miei dati?
– Ai nostri clienti, 1) che costituiscono Suoi potenziali futuri datori di lavoro, 2) che sono attualmente Suoi datori di lavoro, nel caso di progetti di Management Assessment, o 3) che sono attuali o potenziali datori di lavoro altrui, nel caso in cui Le chiedessimo delle referenze. Non tutti i dati in nostro possesso vengono trasferiti ai nostri clienti, ma relativamente a quei dati che vengono ad essi trasferiti, i nostri clienti assumono generalmente la qualifica di contitolari del trattamento, e sono pertanto obbligati a rispettare gli obblighi contrattuali di riservatezza e porre in essere le idonee misure di sicurezza; la informiamo che a partire dal momento in cui i Suoi dati vengono trasferiti al cliente, il quale come già detto assume la qualifica di contitolare del trattamento, questi sarà l’unico responsabile con riguardo ai trattamenti dallo stesso autonomamente effettuali.
– al responsabile del sistema informatico (System Administrator), nonché ad altre persone fisiche o giuridiche che si occupano dei nostri software gestionali; tali figure assumono in linea di massima la qualifica di responsabili del trattamento, e, qualora possibile, verranno adottate soluzioni tali da anonimizzare il più possibile i dati di cui potrebbero entrare in possesso;
– ai nostri soci, amministratori e dipendenti, i quali si occupano materialmente del trattamento e sono appositamente formati a tal fine.
Per quanto tempo vengono trattati i miei dati personali?
I Suoi dati personali vengono trattati per tutto il periodo di tempo necessario a concludere le attività indicate nelle finalità del trattamento.
In linea di massima, decorsi due anni dalla cessazione di ogni contatto con Lei, si presupporrà che le finalità del trattamento siano terminate e pertanto cancelleremo i Suoi dati; qualora ritenessimo che i Suoi dati possano ancora essere utili per un nostro legittimo interesse, Le riproporremo nuova informativa ovvero Le chiederemo un apposito consenso.
Per ragioni di nostra tutela contrattuale ed extracontrattuale c’è la possibilità che i dati vengano trattati per un periodo di tempo più lungo di due anni, comunque all’interno dei limiti di prescrizione.
I dati personali, ossia l’indirizzo e-mail, trattati ai fini dell’invio della newsletter saranno trattati fino alla Sua eventuale richiesta di interruzione dell’attività o per un periodo di tempo di 24 mesi.
I miei dati personali vengono trattati senza alcun intervento umano?
No, vi è sempre un intervento umano.
I miei dati personali vengono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea?
In linea generale, ciò non avviene. Qualora in futuro ciò si rendesse necessario, assumeremo tutte le iniziative per agire in conformità alla legge.
Quali sono i miei diritti?
Lei può esercitare i seguenti diritti:
– Diritto di accedere e ottenere una copia dei dati personali
Ha il diritto di richiedere la conferma che stiamo trattando un Suo dato personale e di ottenerne copia.
– Diritto di rettifica e integrazione dei dati personali
Ha il diritto di richiedere la rettifica dei dati personali inesatti (qualora non si tratti di opinioni personali) e l’integrazione dei dati incompleti.
– Diritto alla cancellazione o alla limitazione dei dati
In alcuni casi (articolo 17 e articolo 18 GDPR) Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione o la limitazione del trattamento. In questo caso, Le ricordiamo che Lei non potrà più essere incluso nelle nostre attività.
– Diritto di opposizione e di presentare reclamo
Ha diritto a opporsi al trattamento dei dati personali e di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del paese in cui Lei vive, lavora oppure del luogo in cui ritiene essersi generato un problema legato ai Suoi dati.
Come può contattarci?
Per qualsiasi informazione inerente il trattamento dei Suoi dati, e per l’esercizio dei Suoi diritti, può contattarci al seguente indirizzo e-mail privacy@rochester-executive.com. Risponderemo alle Sue richieste relative all’esercizio dei Suoi diritti in accordo con le leggi vigenti.